A tökéletes buli – lépésről lépésre

Bár a Le Til Kúria a legtöbbek számára mint csodás esküvői helyszín ismert, rendezvényeink sokszínűek: felejthetetlen születésnapi bulik, elegáns szalagtűző partik, emlékezetes lánybúcsúk és nagy családi összejövetelek is megrendezésre kerülnek nálunk. Míg az esküvő szervezését sokan profikra bízzák, ezeknél az eseményeknél kevésbé jellemző külső rendezvényszervező bevonása.

Éppen ezért arra gondoltunk, mai cikkünkben sorra vesszük sok éves személyes tapasztalatunkat, és megosztjuk veletek a tökéletes rendezvény legfontosabb ismérveit. Nézzük, hogyan valósítható meg a tökéletes parti, lépésről lépésre.

Tökéletes rendezvény főbb ismérvei

Mindenekelőtt álljunk meg egy pillanatra, és gondoljuk végig, melyek a sikeres összejövetel legfontosabb összetevői. A terv megalkotásakor ugyanis ezekre az ismérvekre építve kell majd a rendezvény menetét kialakítanunk. Lássuk!

1. A sikeres rendezvény első fontos ismérve, hogy a meghívott vendégek visszajeleznek, és részt kívánnak venni az eseményen. Ehhez mindenképpen nélkülözhetetlen, hogy gondosan válasszuk ki már az időpontot is, konzultáljunk a potenciális résztvevőkkel egy igyekezzünk mindenki számára megfelelő dátumot kijelölni.
2. Az egyik legfontosabb mutató, hogy a megjelentek jól érzik magukat. Éppen ezért szükségszerű, hogy átgondoljuk, pontosan kik is vesznek részt az eseményen, milyen stílusú és gondolkodású emberek, mitől érzik igazán jól magukat, mit kedvelnek és mit nem. Ha sokszínű a társaság, fontos, hogy színes és változatos programok segítségével igyekezzünk elérni, hogy mindenki kellemesen érezze magát.
3. Amennyiben a résztvevők valóban élvezik az adott eseményt, valószínűleg szívesen és sokáig maradnak. Ez egyértelműen pozitív visszajelzés, ugyanakkor egy fontos tervezési lépést is beiktat számunkra. Fontos ugyanis, hogy a rendezvény programját és ívét pontosan megtervezzük, hogy számoljunk annak lehetőségével, mi történik, ha hosszabbra sikerül, mint azt eredetileg terveztük.
4. Végül, véleményünk szerint az igazán jó rendezvény garantáltan örök emlék marad a résztvevők számára. Pozitív élményként rögzül, s hosszú hónapokon, sőt, éveken át boldogan idézik fel az emlékét magunkban.

Rendezvényszervezés lépésről lépésre

Most pedig nézzük, melyek azok a főbb lépések, amelyekre figyelmet kell fordítanunk az esemény megtervezésekor. Szeretnénk viszont leszögezni, hogy hisszük, hogy minden rendezvény más és más, s különböző helyzetek különféle programtervet és megoldásokat kívánnak.  Bár egy összeszedett sablon nagy segítség lehet, hisszük, hogy az egyediség az egyik legfontosabb sikertényező.

1. Határozd meg a rendezvény célját és írd össze a meghívni kívánt személyek listáját. Amennyiben családi rendezvényt vagy baráti összejövetelt szervezel és közelebbről ismered a résztvevőket, érdemes lehet a listán a nevük mellé egy-egy jellemzőt is rögzítened, így később erre építve tervezheted meg a buli menetét. Ha pedig egy konkrét személy köré épül az esemény – tehát lánybúcsút, szülinapi bulit vagy diplomaosztó partit – tervezel, a tematikát mindig az ünnepelt személyiségéhez igazítsd. Gondold végig, mit szeret és mit nem, akár azt is, milyen öltözékben érzi fesztelenül magát, mert ezek mind-mind meghatározói lesznek a hangulatnak.

2. Amennyiben megvannak a főbb támpontok, ideje kiválasztani a buli tematikáját. Véleményünk szerint egy jól szervezett parti mindig rendelkezik valamilyen előre rögzített tematikával, mely visszaköszön a meghívók hangulatában, a helyszínválasztásban és a dekorációban, a dress code-ban, az étel- és italkínálatban és így tovább.

A tematika kitalálásához bátran engedd szárnyalni a fantáziádat. Amennyiben például kislányod szülinapját ünnepelitek, kiválaszthatod a kedvenc meséjét témának, míg ha lánybúcsúra készülsz és a menyasszony borkedvelő, egy őszi borvidék hangulatát is elhozhatod a Kúria külső kertjébe.

3. Ha mindezzel készen vagy, ideje összeállítani a szervezőcsapatot. A teljes rendezvény megvalósítása ugyanis nem egyszemélyes munka, válaszd ki azokat a résztvevőket, akik aktívan tudják segíteni a munkádat.
4. Az időpont és tematika kijelölését követően ideje megtervezni a meghívás menetét (offline meghívókkal vagy online módon), és időben értesíteni mindenkit. Mindenképpen érdemes egy RSVP funkciót is beépíteni a folyamatba, azaz dolgozd ki, hogyan éred el, hogy a meghívott vendégek vissza is jelezzenek, hogy előre tudj kalkulálni a tényleges résztvevőkkel. Ezen a ponton szeretnénk felhívni a figyelmedet, hogy a jó adminisztráció kulcskérdés, mindenképpen előre találd ki, hogyan tartod számon a költségvetést, a vendéglistát és a fontosabb kérdéseket. Erre a feladatra akár külön személyt is kijelölhetsz, de fontos, hogy mindenki számára érthetőek és átláthatóak legyenek a rögzített adatok.
5. Készítsd el a programtervet, mindezt úgy, hogy közben vedd sorra az egyes programok kapcsán felmerülő költségeket is. Sokan ezt a két tervet külön kezelik, tapasztalatink szerint viszont a programtervet és a költségtervet összehangoltan, egymás mellett érdemes kialakítani és értelmezni. A külső személyeket (előadók, fellépők, beszédet mondó ismerősök, gyereksarok óvónénijei stb.) és egyes programokhoz szükséges eszközöket mindenképpen időben keresd fel, illetve szerezd be, és jó, ha van egy B terved, arra az esetre, ha az utolsó pillanatban valami hiba csúszna a gépezetbe. Az esemény programjáról egyébként érdemes egy handoutot (amennyiben nem meglepetésbuli) küldeni a résztvevőknek, sőt, a helyszínre kihelyezni is hasznos lehet. Így mindenki tudja, mikor mire készüljön.
6. Figyelj a megfelelő utókommunikációra. Mint azt említettük, egy rendezvény akkor igazán sikeres, ha a vendégek elégedetten távoznak és később is szeretettel emlékeznek vissza az ott eltöltött órákra. Éppen ezért érdemes előre megtervezned az utókommunikáció lépéseit Hivatalos rendezvényeknél hasznos lehet valamilyen módon visszajelzést kérni a résztvevőktől, míg családi vagy baráti összejövetelek esetén a helyszínen készült, hazavihető emlékekről érdemes gondoskodni. Bevethetsz például kihelyezett instant fényképezőket azonnal elkészülő képekkel, de a helyszínen készült fotók és videók későbbi online megosztása is jó trükk lehet.

Reméljük, hasznosnak találtátok a fenti listát és sikerült új ötletekkel gazdagodnotok. Bármilyen különleges rendezvényötletetek támad, természetesen személyre szabottan is szívesen segítünk a tervezésben és a megvalósításban is. Szerencsére az elmúlt évek alatt számos igen tehetséges és profi szakemberrel találkoztunk és dolgoztunk együtt, így ha bármiben tippekre lenne szükségetek, kérdezzetek és keressetek minket bizalommal.